Cum să organizezi un eveniment corporate de succes

Știți cum e cu job-urile: întotdeauna faci mai mult decât ce scrie în fișa postului. Eu, de pildă, datorită abilităților mele și a activităților extracurriculare (dacă le pot spune așa) am fost numită responsabilul de comunicare al departamentului. Asta înseamnă că la toate chestiile plictisitoare pe care le fac de luni până vineri de la 8 la 16, se adaugă și unele lucruri interesante. Un exemplu în acest sens este organizarea de evenimente. Fac asta de aproape 3 ani, timp în care am organizat de toate de la standuri de prezentare până la convenții. Evident, am strâns destule întâmplări și povești – unele mai fericite, altele mai puțin. Însă din toate am învățat câte ceva. Din acest motiv, m-am gândit că nu ar strica să împărtășesc cu voi câteva din secretele organizării unui eveniment corporate de succes.

Pentru a realiza cât mai bine ceea ce mi-am propus, mi-am dat singură o temă. Pentru început: nu mai sunt eu-bloggerița, ci eu-cea-de-la-birou. Misiunea mea: să organizez o convenție o parte din colegii mei și colaboratorii lor din echipa de marketing. Număr de participanți: 70. Evenimentul va trebui să se întindă pe două zile, deci va trebui să am grijă cum umplu programul. Oamenii nu trebuie să fie nici prea încărcați, dar nici lăsați să se relaxeze prea mult căci le pierdem atenția. Să începem deci!

Pasul 1 în organizarea unui eveniment corporate de succes: stabilirea locației

Primul lucru pe care trebuie să-l avem în vedere în organizarea unui eveniment de orice natură este alegerea locației. Aleasă greșit, aceasta poate strica totul oricât de amănunțit te-ai fi ales de detalii. Eu o să îmi îndrept atenția spre o zonă foarte populară în țară unde știu că pot găsi toate lucrurile de care am nevoie: cazare, săli de conferințe, posibilitatea de a organiza activități în aer liber, peisaje frumoase (că doar nu țin oamenii prizonieri la conferință). Mă refer, evident, la Poiana Brașov.

Practic, nu ai cum să dai greș cu alegerea acestei zone. Găsești destul de ușor o opțiune de cazare în Poiana Brașov. La fel de simplu e să găsești un salon de evenimente în Brașov. Sau se poate opta pentru o locație care să dispună atât de spații de cazare, cât și de un salon de evenimente / o sală de conferințe. Un exemplu în acest sens este și Hotel Royal Boutique din Poiana Brașov. Am făcut ceva research și sunt convinsă că aceasta este alegerea ce mai bună pentru cazarea și pentru desfășurarea conferinței.

Pasul 2: Organizările

În momentul în care ne-am hotărât asupra unei locații, trebuie să luăm legătura cu cei care se ocupă de aceasta. Logic, nu? Trebuie musai specificat că se dorește organizarea unui eveniment corporate, numărul de participanți, numărul de camere, cum să fie organizată sala de conferințe, dacă se va servi masa acolo etc. Pentru moment să ne concentrăm pe sala de conferințe.

Cum trebuie organizată sala de conferințe?

Aceasta trebuie să fie suficient de mare, în cazul opțiunii mele sala are o capacitate de 124 de persoane atunci când sunt organizate evenimente festive. În cadrul conferințelor, însăm dispunerea scaunelor este tip teatru. Cu siguranță e loc suficient pentru toți! Acesta e principalul lucru de care trebuie să ne asigurăm. De restul putem face rost. Eu mi-am făcut un checklist pe care îl urmăresc de fiecare dată când organizez un eveniment corporate de această natură.

Proiectorul mi se pare un element de bază, la fel și sistemul de sonorizare. Și, evident, avem nevoie și de staff tehnic. Eu am învățat asta pe pielea mea la al doilea eveniment pe care l-am organizat. Pur și simplu m-am încăpățânat să folosesc eu mixerul, iar rezultatul a fost… scârtâitor. (Îmi cer scuze și pe această cale tuturor celor care au avut de suferit). Pupitrul poate fi și el foarte util, putem pune pe el un laptop sau chiar o foaie pe care avem scris speech-ul (doar e la modă, nu?). La fel de util poate fi și un monitor plasat pe podea, în fața publicului în care prezentatorul să se poată uita.

Nu strică nici câteva prelungitoare în plus, credeți-mă. Iar la final, niște produse promoționale inscripționate cu logo-ul companiei vor fi extrem de bine primite. Și, dacă tot am scris de logo, nu uitați de semnalistică! Realizați un afiș al evenimentului și plasați-l la intrarea în sală. De asemenea, foarte importante sunt și fotografiile din cadrul evenimentului. Puteți apela la profesioniști sau chiar la colegi pasionați. Eu mereu merg pe varianta a doua, am și norocul de a avea colegi foarte talentați și săritori.

Am pe listă și un speaker invitat. Acesta poate fi ori un speaker motivațional, ori cineva din cadrul unui alt departament. Eu mă voi orienta către o persoană care să vorbească despre cele mai noi inovații tehnologice prezentate la târgurile de profil.

Partea de catering pentru eveniment cred că e de la sine-înțeleasă, deci nu mai are rost să o explic aici. Singurul sfat e să comandați mai multe porții decât numărul participanților.

Cazare, masă, transport

V-am explicat cum e cu sala de conferințe, așa că vă propun să ne concentrăm puțin pe partea de cazare și masă. Ar fi de preferat ca participații să fie cazați în camere single sau cu paturi twin, adică separate. Însă, în cazul în care nu reușiți să găsiți suficiente camere de acest gen – aveți grijă pe cine cu cine puneți în cameră.

Pentru mese – vă sfătuiesc să mergeți pe varianta de bufet suedez și, de asemenea, alegeți preparate cât mai variate. Așa împăcați cât mai multe gusturi și optimizați timpul de servire al mesei. Toată lumea e mulțumită, iar pe organizator nu îl doare capul (și știu bine ce spun).

Din timp trebuie organizat și transportul. Contactați din timp cât 2-3 societăți de transport pentru a găsi cea mai bună ofertă. Eventual, cereți confirmări și reconfirmări în ceea ce privește numărul de locuri. Odată era să primesc un autocar de 20 de locuri pentru 50 de persoane, deci eu sunt super-stresantă când e vorba de transport.

Pasul 3: Teambuilding

Unul din motivele pentru care m-am orientat către Hotel Royal Boutique e faptul că oferă numeroase posibilități de umplere a timpului: călărie, închiriere biciclete, darts, etc. Însă cu siguranță voi apela și la serviciile unor animatori pentru a realiza și câteva jocuri de echipă. Acestea nu doar că sunt amuzante, dar crează și conexiuni între oameni. Și, cum la eveniment vor participa oameni din departamente diferite care trebuie să lucreze împreună, astfel de activități sunt esențiale.

Mă gândesc, de exemplu, la o acțiune de căutat indicii prin pădure sau chiar prin stațiune. Sau să construiască ceva! Opțiuni sunt multe, dar cu siguranță o echipă de animatori va ști ce să facă! Totuși, cereți-le niște prezentări ale activităților lor înainte! Nu toate activitățile sunt pe gustul tuturor!

Alte câteva sfaturi pentru un eveniment corporate reușit

V-am scris deja cum aș organiza, în mare, un astfel de eveniment. Cel mai bun sfat pe care vi-l pot da în acest caz e să nu vă panichezi. Faceți-vă o listă și începeți să rezolvați metodic câte un item de pe ea. Nu vă descurajați dacă primiți un refuz din partea unui potențial furnizor / colaborator. O atitudine pozitivă vă va ajuta să duceți evenimentul la bun-sfârșit!

Pe lângă acestea, iată și alte câteva sfaturi pe care vi le mai pot da:

• Transmiteți invitațiile la timp. Includeți în textul invitației și un program al evenimentului;
• Asigurați-vă că la finalul conferinței se organizează și o sesiune de întrebări-răspunsuri, astfel vă asigurați că toate mesajele au fost înțelese;
• Sosiți cu o zi înaintea celorlalți pentru a vă asigura că totul e OK;
• Îmbunătățiți-vă abilitățile organizatorice realizând un chestionar de feedback post-eveniment.

Și ar mai fi multe de zis, dar o să mă opresc aici. Până la urmă nu toate tainele meseriei trebuie cunoscute!

---

Articol scris pentru SuperBlog.

---